Polityka prywatności ZenTalk AI

Administratorem danych osobowych w zakresie opisanym poniżej jest Global Thiel, NIP: 781-177-53-36, REGON: 302-327-865 (dalej: „Administrator” lub „ZenTalk”). Kontakt w sprawach ochrony danych: biuro@zentalk.pl, tel. +48 698 631 107.

Nie wyznaczono odrębnego Inspektora Ochrony Danych. Żądania dotyczące praw RODO należy kierować na powyższy adres e-mail.

Niniejsza Polityka dotyczy: (a) użytkowników strony www.zentalk.pl, (b) Klientów posiadających konto w Panelu ZenTalk, (c) osób kontaktowanych w ramach outreach B2B oraz (d) — w zakresie roli ZenTalk jako podmiotu przetwarzającego — Użytkowników końcowych Widżetu na stronach Klientów.

Użytkownik końcowy Widżetu: administratorem danych jest co do zasady właściciel sklepu / strony (Klient ZenTalk). ZenTalk przetwarza te dane na zlecenie Klienta (art. 28 RODO), aby świadczyć usługę czatu. Klient powinien poinformować Użytkowników końcowych we własnej polityce prywatności. Formularz leadu w czacie wymaga zgody i wskazuje ZenTalk (hosting) oraz firmę prowadzącą stronę.

W zależności od kontekstu możemy przetwarzać:

• dane konta Klienta: imię i nazwisko / nazwa, e-mail, hasło (u dostawcy auth), nazwa firmy, dane rozliczeniowe (NIP, adres, telefon),
• dane płatności: identyfikatory Stripe, status subskrypcji i płatności (dane karty przetwarza Stripe — nie przechowujemy pełnych numerów kart),
• treść wiadomości czatu (Użytkownik końcowy i asystent), język, adres strony (URL), z której korzystano z czatu,
• dane techniczne: adres IP, user-agent przeglądarki, identyfikatory sesji / visitorId w pamięci przeglądarki,
• dane z formularza leadu w czacie: imię, e-mail, telefon, firma (dobrowolnie) oraz metadane zgody,
• oceny rozmów i zdarzenia związane z produktami (np. kliknięcie w koszyk) — do jakości i analityki dla Klienta,
• dane z formularza kontaktowego na zentalk.pl: imię, e-mail, treść wiadomości,
• tickety supportu i załączniki (jeśli Klient je prześle),
• logi bezpieczeństwa i limity nadużyć (m.in. IP, skróty zdarzeń),
• w demach z crawlą sklepu: publicznie dostępne treści sklepu (produkty, strony) oraz dane konta demo.

Świadczenie umowy z Klientem (konto, Widżet, baza wiedzy, rozliczenia) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Zgoda — m.in. cookies analityczne/marketingowe na zentalk.pl, zgoda w formularzu leadu — art. 6 ust. 1 lit. a.

Prawnie uzasadniony interes Administratora — bezpieczeństwo IT, zapobieganie nadużyciom, statystyki wewnętrzne, marketing bezpośredni własnych usług B2B (outreach), dochodzenie roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f.

Obowiązki prawne (rachunkowość, podatki) — art. 6 ust. 1 lit. c.

Serwis działa w modelu chmurowym. Dane aplikacyjne i baza danych są hostowane u dostawców infrastruktury w UE / EOG lub z odpowiednimi zabezpieczeniami transferu (patrz § 7–8).

Główni dostawcy infrastruktury i narzędzi: Vercel (hosting aplikacji), dostawca bazy PostgreSQL / Supabase (baza, auth, storage), Stripe (płatności), OpenAI (modele językowe i embeddingi do wyszukiwania w wiedzy), Google (Tag Manager / Analytics na stronie marketingowej — po zgodzie), dostawca poczty transakcyjnej (np. Resend lub SMTP).

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka (szyfrowanie połączeń, kontrola dostępu, retencja, monitoring).

Dane mogą być powierzane lub udostępniane następującym kategoriom odbiorców (w zakresie niezbędnym):

• OpenAI, Inc. — generowanie odpowiedzi czatu i wektorów wyszukiwania (treść zapytań i fragmenty bazy wiedzy),
• Stripe, Inc. — płatności i rozliczenia,
• Vercel Inc. — hosting frontendu i API,
• Supabase / dostawca PostgreSQL — przechowywanie danych i uwierzytelnianie,
• Google Ireland / Google LLC — analityka i tagi na zentalk.pl (po zgodzie na cookies),
• dostawca poczty elektronicznej — wysyłka powiadomień i korespondencji,
• Klient ZenTalk — w przypadku danych Użytkowników końcowych z jego Widżetu (podgląd rozmów, leady w Panelu),
• organy publiczne — gdy wymagają tego przepisy.

Część dostawców (w szczególności OpenAI, Stripe, Google, Vercel) może przetwarzać dane na terytorium USA lub innych państw trzecich. W takich przypadkach stosowane są mechanizmy zgodne z RODO (m.in. standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, decyzje o adekwatności / Data Privacy Framework — w zależności od dostawcy i aktualnego stanu prawnego).

Korzystając z Serwisu, Klient akceptuje, że treści zapytań Użytkowników końcowych i fragmenty bazy wiedzy mogą być przekazywane do modelu AI w celu wygenerowania odpowiedzi.

Dane konta i rozliczeń — przez czas trwania umowy oraz okres wymagany przepisami podatkowymi/rachunkowymi.

Rozmowy czatu (po zamknięciu) — zgodnie z ustawieniem retencji Klienta w Panelu (zwykle od 30 do 730 dni; domyślnie w systemie rzędu 90 dni, o ile nie zmieniono).

Leady z formularza czatu — zgodnie z ustawieniem retencji Klienta (domyślnie rzędu 365 dni).

Logi logowań i część logów bezpieczeństwa — zwykle do 90 dni; zdarzenia nadużyć — zwykle do 30 dni.

Konta i wiedza demo przygotowane z linku sklepu — zwykle do 30 dni od utworzenia, potem usuwane lub dezaktywowane.

Zgody cookies na zentalk.pl — w lokalnej pamięci przeglądarki (odświeżane zgodnie z banerem).

Po upływie okresu dane są usuwane lub anonimizowane, o ile przepisy nie nakazują dłuższego przechowywania.

Na stronie marketingowej zentalk.pl stosujemy:

• pliki niezbędne do działania strony,
• cookies / tagi analityczne i marketingowe (Google Tag Manager, Consent Mode v2) — tylko po zgodzie w banerze cookies,
• zapis preferencji zgody oraz atrybucji kampanii (np. UTM) w localStorage / sessionStorage.

Sam Widżet korzysta z pamięci przeglądarki (localStorage / sessionStorage) do identyfikatora odwiedzającego i ciągłości rozmowy oraz przesyła dane techniczne (IP, user-agent) do serwerów ZenTalk. Nie ustawia własnego banera cookies — za informacje i zgody wobec Użytkowników końcowych odpowiada Klient na swojej stronie.

Administrator nie zachęca do podawania w czacie danych wrażliwych (dane o zdrowiu, biometryczne, dotyczące przekonań lub orientacji itd.).

Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu (w tym wobec marketingu bezpośredniego) oraz cofnięcia zgody, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie. Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Żądania: biuro@zentalk.pl, tel. +48 698 631 107. Użytkownicy końcowi Widżetu mogą także skierować żądanie do właściciela sklepu (Administratora danych) — ZenTalk przekaże je Klientowi lub wesprze realizację w roli procesora.

Administrator (Global Thiel, NIP: 781-177-53-36, REGON: 302-327-865 (dalej: „Administrator” lub „ZenTalk”)) przetwarza firmowe dane kontaktowe przedsiębiorców i osób reprezentujących firmy: nazwę firmy, adres strony internetowej oraz firmowy adres e-mail lub numer telefonu. Dane pochodzą z publicznie dostępnych źródeł (strona internetowa firmy, publiczne rejestry i katalogi firm, profile firmowe) albo od osoby, która poleciła kontakt.

Cel: jednorazowy kontakt w sprawie usług ZenTalk AI, w tym przygotowania bezpłatnej wersji demonstracyjnej, oraz dalsza korespondencja, jeśli odbiorca odpowie. Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes administratora — marketing bezpośredni własnych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Okres przechowywania: do wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż 6 miesięcy od ostatniego kontaktu bez odpowiedzi; w razie nawiązania współpracy — zgodnie z zasadami dla klientów. Po sprzeciwie zachowujemy wyłącznie adres na liście wykluczeń, aby nie kontaktować się ponownie.

Odbiorcy: dostawcy poczty elektronicznej i hostingu działający na zlecenie administratora. Dane nie są sprzedawane ani wykorzystywane do profilowania.

Prawa: dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw (w każdej chwili — wystarczy odpisać „nie” lub napisać na biuro@zentalk.pl) oraz skarga do Prezesa UODO.

Przy przygotowaniu demo Administrator może pobierać publicznie dostępne treści sklepu (produkty, strony, wpisy) za pomocą narzędzia ZenTalkBot — zgodnie z robots.txt i zasadami opisanymi na stronie https://www.zentalk.pl/bot. Dane demo są zwykle usuwane lub dezaktywowane w ciągu 30 dni, o ile nie doszło do przekazania konta Klientowi na innych warunkach.

W ramach programu partnerskiego ZenTalk AI (§ 17 Regulaminu) Administrator przetwarza dane Partnerów: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, dane firmy (nazwa, NIP, adres), numer rachunku bankowego i jego właściciela, dane logowania do panelu partnera (hasło wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego), historię przypisanych Klientów, prowizji i wypłat. Podstawy: wykonanie umowy uczestnictwa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki prawne, w tym podatkowe i rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c), oraz prawnie uzasadniony interes w zapobieganiu nadużyciom i dochodzeniu roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f). Numer rachunku przechowywany jest w postaci zaszyfrowanej. Dane są przechowywane przez czas uczestnictwa w Programie, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

Jeżeli Klient zarejestruje się z kodem lub linkiem Partnera, Administrator udostępnia temu Partnerowi w panelu partnera nazwę Klienta, datę przypisania, status subskrypcji, kwoty opłaconych płatności i naliczoną prowizję — w celu rozliczenia prowizji, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora i Partnera (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Partner jest zobowiązany do zachowania tych informacji w poufności. Klientowi przysługuje prawo sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

Administrator może zaktualizować Politykę przy zmianie przepisów, infrastruktury lub sposobu działania Serwisu. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na stronie Serwisu z datą ostatniej aktualizacji. Istotne zmiany mogą być dodatkowo komunikowane Klientom (e-mail / Panel).